Biura
W pinbox24.com każdy użytkownik może założyć sobie nieodpłatnie własne biuro (jedno lub kilka). Do biura można zaprosić pracowników i udostępnić im właściwe programy.
Departameny / wydziały
W każdym biurze możemy założyć dowolną ilość działów. Działy służą do rozdzielenia dostępu pracownikom do tych danych do których mają lub nie mają mieć dostępu. (sekretariat, sprzedaż, serwis, dział prawny, księgowość, kadry, pracownik itd...)
Oprogramowanie
Nasze programy to po prostu ujednolicone tematycznie rejestry, które w zależności od typu rejestrowanej informacji różnią się formularzem i czasami dodatkowymi możliwościami specyficznymi dla danego typu danych.
Rejestry firmowych informacji
Każda firma prowadzi jakieś ewidencje czy rejestry, Nie ma znaczenia jak je nazywamy - rejestrem spraw, crm em, systemem serwisowym, księgą nadawczą, wykazem reklamacji, listą obecności, czy ewidencją wniosków urlopowych. Element wspólny to za każdym razem jest to lista informacji z jakimś formularzem. W tym miejscu pojawia się nasz pinbox24.com jako platforma do tworzenia dowolnych rejestrów w firmie.
Sprytne formularze
Do wprowadzania informacji pinbox24.com wykorzystuje autorski system generowania formularzy, który pozwala dla każdego rejestru dopasować zestaw pól jakimi do rejestru wprowadzane są informacje. Nasz generator formularzy nie ma limitu pól, pozwala dzielić formularz na zakładki a nawet zarządzać widocznością zakładek zależnie od wartości jakiegoś pola (np w rejestrze faktur kosztowych faktura po zaksięgowaniu nie pokazuje już zakładki z polami do edycji a jedynie zakładkę gdzie jedynie widać podgląd zarejestrowanych danych)
Procesy - Workflow
Rejestry i formularze zwykle są wystarczające by obsłużyć 90% firmowych rejestrów, Jednak w niektórych przypadkach samo rejestrowanie informacji nie jest wystarczające, potrzebujemy dodatkowo by przygotowany rejestr samodzielnie kontrolował i nadzorował realizowany przez dany rejestr (np workflow kontrolujące proces sprzedaży może "pamiętać" za handlowca o wypełnianiu jego kalendarza przypomnieniami, wysyłaniu podziękować do klienta czy "zaczepianiu klienta po jakimś czasie od zakupu" z pytaniem czy nie potrzebuje z naszej strony pomocy.
Rozszerzenia i integracje
By jeszcze bardziej rozszerzyć możliwości naszej platformy nieustannie dodajemy do niej nowe możliwości integracyjne. Zwiększają one funkcjonalności naszych rejestrów i workflow.
Przykład 1 – Moduł kolejki skanów, który pozwala zarejestrować dowolny dokument PDF jako nowy wpis w połączonym z kolejką rejestrem. Znakomity sposób na tworzenie firmowego rejestru do archiwizowania ważnych dokumentów danego departamentu, innym zastosowaniem jest skanowanie faktur kosztowych i wysyłanie ich na adres rejestru by rozpocząć proces obsługi faktur kosztowych.
Przykłady 2 – chąc stworzyć system obsługi reklamacji – integrujemy formularz ze strony firmowej by wysyłał zgłoszenia z formularza bezpośrednio na adres email rejestru reklamacji, rejestr zakłada nowy wpis, uruchamia proces obsługi reklamacji, proces wysyła do klienta potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i wysyła notyfikację bądź na email bądź na kanał chatu z którego korzystają twoi pracownicy a nawet może zadzwonić pod wskazany numer i przeczytać opis zgłoszenia)
Do każdego rejestru można osobno skonfigurować specyficzne dla niego akcje i zachowania, Fani automatyzacji z pewnością pokochają nasze WORKFLOW w któym dostępne jest kilkadziesiąt zadań automatycznych wykonywanych przez serwery dzięki czemu ludzie mogą zająć się faktyczną pracą.
Kolejka skanów
Wysyłasz do rejestru w pinbox24.com dokumenty pdf za pomocą maila lub załączając je z dysku komputera. W kolejne skanów czekają one na rejestrację i opis przesłanego dokumentu.
Ustaw osobę odpowiedzialną
Większość rejestrów, które dedykowane są do obsługi spraw i zdarzeń a nie tylko do archiwizacji posiada możliwość określenia osoby, która w danym momencie jest za prowadzenie sprawy odpowiedzialna. Pole osoby odpowiedzialnej można włączyć na każdym rejestrze,
Generuj dokument z szablonu
A gdyby generować dokumenty jednym kliknięciem na podstawie zarejestrowanej sprawy, gdyby można było generować dokumenty na podstawie szablonów z przygotowanymi logotypami, zatwierdzonym formatem. Ujednolicenie dokumentów w całej organizacji podnosi nasz wizerunek w oczach klientów.
Dodaj rekord przez email
Dostałeś ważny email na podstawie, którego należy założyć sprawę w konkretnym rejestrze spraw? Nic prostrzego, jeśli twój rejestr ma włączoną funkcję "rejestruj przez email" to wysyłając maila na adres rejestru automatycznie dodasz do niego nowy wpis.
Zintegruj zgłoszenia z wordpress
Podoba się Tobie gdy po wypełnieniu formularza zgłoszeniowego dostajesz potwierdzenie założenia sprawy lub ticketu. Możesz mieć to samo, pomożemy Tobie skonfigurować twoją stronę www by potrafiła dodawać wpisy do twoich rejestrów a proces obsługi zgłoszeń odsyłał odpowiednie potwierdzenia i informował właściwe osoby o nowej sprawie.
Uruchom proces
Każda rejestracja nowego wpisu w rejestrze, który obsługiwany jest silnikiem procesowym uruchamia realizację procesu. Proces steruje statusami, przypomnieniami, integracjami, kontroluje czy jakieś zadania nie "leżą za długo" bez obsługi. Automatyzuj pracę tam gdzie to można i pozostaw pracownikom czas na to czego automaty nie są w stanie zrobić same.